Weitere 4 Jahre MKT-Betrieb fürs BMUV gesichert

Berlin, 22.8.2022 - Die Bieter:innengemeinschaft ARGE Hoffmann & Jakobs hat sich mit ihrem Konzept den Zuschlag für die Bereitstellung von Medien- und Konferenztechnik-Dienstleistungen (MKT-Betrieb) im Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, nukleare Sicherheit und Verbraucherschutz (BMUV) gesichert. Die ARGE übernimmt somit für weitere vier Jahre die vollständige Betreuungsverantwortung für Digitale Events und Live Veranstaltungen an allen Standorten des Ministeriums in Bonn und Berlin.

Nicolai Jakobs, CEO und Gründer der Jakobs Medien GmbH:“Wir freuen uns, die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem l_angjährigen Kunden fortführen zu können, der die digitale Event- Kommunikation schon immer als Chance verstanden hat. Das gab uns als Dienstleister die Möglichkeit, auch mutige Ideen umzusetzen. Was als ressourcenschonendes Veranstaltungskonzept begann, hat sich dann während der Corona-Einschränkungen auf verschiedene Weise ausgezahlt.

Neben den Veranstaltungen im Lichthof, die virtuell und hybrid abgehalten werden konnten, hatten wir ein MediaLab für schnelle Formate der digitalen Kommunikation, wie Pressestatements oder die Zuschaltung von Minister:innen und Staatssekretär:innen zu externen virtuellen Events, bereits umgesetzt. Damit hat die Bundesbehörde sich in Sachen Reichweite und Reaktionsgeschwindigkeit trotz dieser für alle völlig neuen Situation auf ein neues Level gehoben.”_

Wie sich Veranstaltungen mit dem Wegfall der Corona-Beschränkungen entwickeln, wird sich in den kommenden Monaten zeigen.

Nicolai Jakobs ist allerdings überzeugt:

“Wir beobachten bei unseren Kunden und Partner:innen allgemein den Wunsch nach mehr B2B, und dann aber Face-to-Face. Auf die Vorteile virtueller Events will allerdings auch niemand mehr verzichten. Ob es nun die niedrigschwellige Teilnahme an Workshops, unbegrenzte Zuschauerkapazitäten die neue Dimension an Reichweite, Zeitersparnis oder Ressourcenschonung ist. Deshalb sind wir überzeugt, dass die Zukunft der Veranstaltungen das Beste aus beiden Event-Welten - virtuell und klassisch - enthalten wird. Hier setzen wir an, um für das BMUV mit Features der Interaktion und visuellen Darstellung eine Schippe drauf zu legen, um aus der Masse an Angeboten hervorzustechen.”

Hybride Events für Bundesministerien: Eine neue Ära der Veranstaltungstechnik

Die Zusammenarbeit mit einem Bundesministerium stellt besondere Anforderungen an einen Event-Dienstleister. Die Sicherheitsstandards sind hoch, die technische Zuverlässigkeit muss jederzeit gewährleistet sein, und die Veranstaltungsformate reichen von internen Arbeitssitzungen über Pressekonferenzen bis hin zu großen öffentlichen Fachkonferenzen. Jedes Format bringt eigene technische und organisatorische Herausforderungen mit sich.

Hybride Veranstaltungen, bei denen Teilnehmende sowohl vor Ort als auch remote zugeschaltet sind, haben sich im Ministeriumskontext als besonders wertvoll erwiesen. Sie ermöglichen es, Expert:innen aus dem gesamten Bundesgebiet und international einzubeziehen, ohne dass jede Person physisch nach Berlin oder Bonn reisen muss. Das spart nicht nur Reisekosten, sondern ist auch im Sinne des Umweltministeriums ein wichtiger Beitrag zur Reduzierung des CO2-Fußabdrucks von Veranstaltungen.

Für die technische Umsetzung hybrider Events im Ministerium haben wir ein skalierbares System entwickelt, das sich flexibel an unterschiedliche Veranstaltungsgrößen und -formate anpassen lässt. Von der kleinen Videokonferenz mit zehn Teilnehmenden bis zur großen Fachkonferenz im Lichthof mit Hunderten von Zuschauer:innen im Livestream kann dieselbe Grundinfrastruktur genutzt und je nach Bedarf erweitert werden.

Medientechnik an allen Standorten: Bonn und Berlin

Das BMUV verfügt über Standorte sowohl in Bonn als auch in Berlin, und an beiden Standorten muss eine einheitliche, leistungsfähige Medientechnik-Infrastruktur bereitgestellt werden. Das umfasst die permanente Installation und Wartung von Konferenztechnik, Audio- und Videosystemen sowie die Bereitschaft, kurzfristig zusätzliche Technik für besondere Veranstaltungen aufzubauen.

An den Standorten betreuen wir unter anderem die Konferenzräume mit fest installierter Medientechnik, einschließlich professioneller Audioanlage, Beamer und Displays sowie Videokonferenz-Systeme. Für größere Veranstaltungen im Lichthof und in den Veranstaltungssälen stehen mobile Technik-Setups bereit, die je nach Format konfiguriert werden: Multi-Kamera-Produktion für Livestreams, Dolmetschertechnik für mehrsprachige Veranstaltungen, Beschallungssysteme für große Räume und LED-Wände für visuelle Präsentationen.

Die Herausforderung liegt in der Verfügbarkeit und Reaktionsgeschwindigkeit. Ein Ministerium plant nicht alle Veranstaltungen Wochen im Voraus. Pressestatements, Zuschaltungen zu internationalen Konferenzen oder kurzfristig angesetzte Krisenkommunikation erfordern ein Team, das schnell und zuverlässig reagieren kann. Genau das leisten wir mit einem dedizierten Technik-Team, das mit den Räumlichkeiten, der Infrastruktur und den Abläufen im Ministerium bestens vertraut ist.

Das MediaLab: Schnelle Formate für die digitale Kommunikation

Ein besonderes Element unserer Arbeit im BMUV ist das MediaLab, das wir als feste Einrichtung für schnelle digitale Kommunikationsformate etabliert haben. Das MediaLab funktioniert wie ein kompaktes Broadcast-Studio innerhalb des Ministeriums und ermöglicht es, innerhalb kürzester Zeit professionelle Video-Inhalte zu produzieren.

Typische Einsatzszenarien für das MediaLab sind Pressestatements der Ministerin oder des Ministers, die live oder als Aufzeichnung veröffentlicht werden. Zuschaltungen von Führungskräften des Ministeriums zu externen virtuellen Events oder Talkformaten. Schnelle Video-Statements zu aktuellen politischen Themen, die über Social-Media-Kanäle des Ministeriums verbreitet werden. Und Aufzeichnungen von Grußworten oder Keynotes für Veranstaltungen, an denen Minister:innen oder Staatssekretär:innen nicht persönlich teilnehmen können.

Das MediaLab hat sich besonders während der Corona-Pandemie als unverzichtbar erwiesen. Als physische Veranstaltungen nicht mehr möglich waren, konnte das Ministerium dank der bereits vorhandenen Infrastruktur nahtlos auf digitale Formate umstellen. Diese Reaktionsfähigkeit wäre ohne die vorausschauende Investition in die MediaLab-Infrastruktur nicht möglich gewesen.

Digitale Transformation im öffentlichen Sektor

Die Zusammenarbeit mit dem BMUV ist ein Beispiel dafür, wie die digitale Transformation von Veranstaltungen im öffentlichen Sektor gelingen kann. Bundesministerien und Behörden stehen vor der besonderen Herausforderung, einerseits höchste Standards an Datensicherheit und Barrierefreiheit zu erfüllen, andererseits moderne und ansprechende Event-Formate zu bieten, die mit den Erwartungen eines digitalen Publikums mithalten.

Die Anforderungen an Barrierefreiheit sind im öffentlichen Sektor besonders hoch. Veranstaltungen müssen für Menschen mit unterschiedlichen Einschränkungen zugänglich sein. Das bedeutet Gebärdensprachdolmetscher:innen für Livestreams, Untertitelung von Video-Inhalten, audiodeskriptive Elemente und technische Lösungen, die für Nutzer:innen mit Seh- oder Hörbeeinträchtigungen optimiert sind.

Die Datensicherheit ist ein weiterer kritischer Faktor. Nicht alle Veranstaltungen eines Ministeriums sind öffentlich. Interne Arbeitssitzungen, vertrauliche Briefings und sicherheitsrelevante Konferenzen erfordern geschlossene Streaming-Systeme, verschlüsselte Übertragungswege und die strikte Einhaltung der IT-Sicherheitsrichtlinien des Bundes.

Gleichzeitig wächst der Anspruch an die visuelle Qualität und Interaktivität öffentlicher Veranstaltungen. Ein Livestream einer Ministeriumsveranstaltung muss heute nicht nur funktional, sondern visuell ansprechend sein, mit professionellem Kamerabild, eingeblendeten Grafiken, sauberem Ton und einer nutzerfreundlichen Streaming-Oberfläche. Interaktive Elemente wie Live-Umfragen, Q&A-Sessions und Chat-Funktionen machen aus einer passiven Übertragung ein beteiligungsorientiertes Format.

Die Zukunft: Beste aus beiden Welten

Die Pandemie hat gezeigt, dass virtuelle und hybride Event-Formate kein vorübergehender Trend sind. Sie sind ein fester Bestandteil der Veranstaltungslandschaft geworden und bieten Vorteile, auf die Organisationen nicht mehr verzichten wollen. Gleichzeitig besteht ein klarer Wunsch nach persönlichem Austausch und physischen Begegnungen.

Die Zukunft der Veranstaltungen im öffentlichen Sektor liegt in der intelligenten Kombination beider Welten. Hybride Formate, die das Beste aus physischen und virtuellen Events vereinen, werden zum Standard. Das bedeutet: hochwertige Präsenzveranstaltungen, die gleichzeitig professionell gestreamt werden, ergänzt durch interaktive digitale Elemente, die Remote-Teilnehmende aktiv einbinden.

Für die nächsten vier Jahre werden wir diese Vision für das BMUV weiterentwickeln. Mit neuen Features der Interaktion, innovativer visueller Darstellung und einer Technik-Infrastruktur, die jederzeit einsatzbereit ist, setzen wir alles daran, dass die Veranstaltungen des Bundesumweltministeriums neue Maßstäbe setzen.

HINTERGRUND

Die Jakobs Medien GmbH ist eine inhabergeführte Medienproduktionsfirma für digitale Live Formate, technische Ausstattung von Events und Greenscreen-Studioproduktionen aus Berlin Kreuzberg und seit 2016 Vertragspartner für Event-Technik und Betrieb im Bundesumweltministerium.

Gegründet im Jahre 2012 durch Geschäftsführer Nicolai Jakobs als Livestream-Technik-Dienstleistungsunternehmen, umfasst das Leistungsportfolio der Jakobs Medien GmbH heute Filmproduktionen, Livestreaming Events, die technische Umsetzung von virtuellen Konferenzen, Greenscreen-Studioproduktionen sowie Live-E-Commerce-Shows, Tagungen und Preisverleihungen im Web.

Die Stammbelegschaft ist ein 14-köpfiges interdisziplinäres Team, welches für einen Kundenkreis von NGO’s, Start-Ups, KMU’s, Brands, Werbeagenturen und Bundesministerien einen Full Service bietet – von der Konzeption und der Technischen Planung über die Content-Kreation bis hin zur Live- und Post-Produktion.